toplantıları nasıl yapmalıyız?
resim

Toplantıyı kim düzenlemelidir? Öncelikle toplantının kim tarafından yapılacağının belirlenmesi gerekir. Uygulamada bazen mevcut yöneticinin toplantı yapmamak istemesi, Yönetimi bırakmamak istediği gibi durumlar ile karşılaşılabilir. Hatta bazı toplu yapılarda 1 yıldan uzun süreli sözleşmeler de gerekçe gösterilerek toplantı yapılmasından kaçınıldığı durumlar da görülebilir.

Yasal düzenlemelerde 634 sayılı KMK md.34 de “Yönetici her yıl kat malikleri kurulunun kanuni yıllık toplantısında yeniden atanır; eski yönetici tekrar atanabilir.” hükmü yer almaktadır. Bu nedenle özellikle yönetici değişimlerinde ve maliyetli bakım kararlarının alınmasında mutlaka toplantı yapılmalıdır. 634 sayılı KMK md.29’da “Önemli bir sebebin çıkması halinde, yöneticinin veya denetçinin veya kat maliklerinden üçte birinin istemi üzerine ve toplantı için istenilen tarihten en az onbeş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilmek şartı ile, kat malikleri kurulu her zaman toplanabilir.” denilmektedir.

Mevcut yöneticinin toplantı yapmaktan kaçınması veya yönetimi bırakmak istemesi ayrı bir uzmanlık konusudur. Bu konuda firmamız uygulamaları doğrultusunda hareket edilmesi tavsiye edilir.

Bu nedenle apartman içinde birkaç malik, bina sakini veya bina sakini yakınının talebi ile toplantı yapılması doğru değildir.

Toplantı nasıl planlanmalıdır? Toplantılar; 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, 6098 sayılı Borçlar Kanunu, 7201 sayılı Tebligat Kanunu, 2004 sayılı İcra İflas Kanunu, 6325 sayılı Arabuluculuk Kanunu ve bu kanunların değişikleri de dikkate alınarak yapılmalıdır. Bu kanunlar dikkate alındığında;

- Toplantı öncesi işlemler
- Toplantının planlanması
- Toplantı davetinin yapılması
- Toplantının icrası
- Kararın alınması
- Kararın tebliği aşamalarını izlemelidir.

Toplantı öncesi hangi işlemleri yapmalıyız? Yasal ve olması gereken uygulamada mevcut Yönetici toplantıya aşağıdaki belgeler ile katılım sağlamalıdır;

- Güncel Tapu Kaydı
- Arsa Payı Listesi
- Hazirun Cetveli (Yoklama Listesi)
- İşletme Projesi
- Taslak Toplantı Metni

Kat Malikleri Olağan ve Olağanüstü toplantılarına malikler davet edilir. Yasal olarak Tapu kaydında kayıtlı maliklerin veya vekillerinin toplantıya katılım sağlanması beklenir. Dolayısı ile toplantı öncesinde Tapu Müdürlüğünden Güncel Tapu Kaydı alınması ve toplantı davetinin alınan Tapu Kaydındaki maliklere tebliğ edilmesi gerekir. Geçmiş dönem ödenmemiş aidat ve avansların tahsilinde sıkıntı yaşanmaması, binada geçmişten gelen sorunların çözümlenmesinde sorunlar yaşanmaması açısından Hazirun Cetveli güncel malik isimlerine göre hazırlanmalıdır. Toplantı esnasında en sık sorulan sorulardan biri de aidatın ne kadar olacağıdır. 634 KMK md.37’ye uygun İşletme Projesi de hazır olarak toplantıda bulundurulmalıdır.

Toplantı tarihini nasıl belirlemeliyiz? 634 sayılı KMK md.29 a göre toplantı için 2 ayrı toplantı tarihi belirlenmelidir. 1.Toplantı tebliğ tarihinden itibaren en az 17 gün sonrası bir tarih olmalıdır. Yasada toplantı öncesinden 15 gün önce tebliğ edilmesi gerektiği belirlenmiştir. Posta gecikmeleri de dikkate alınmalıdır. Toplantı davetinin en az 15 gün önceden maliklerin elinde olması gerekir. Bu nedenle planlama tarihinden sonra 17-18 gün sonra belirlenmesi en doğru olanıdır. Daha fazla gün de olabilir. Malik ve vekillerinin hafta içi çalışan olduğu da dikkate alınır. Hafta sonu bir gün veya hafta içi mesai saatlerinden sonra bir saat seçilmesi gerekir.

2. toplantı ise 1.toplantıdan en az 7 gün sonrasına planlanmalıdır. 1.Toplantı Cumartesi gününe planlandığında 2.toplantının bir sonraki hafta Pazar günü planlanması daha doğru olacaktır.

Toplantı daveti nasıl yapılmalıdır? Toplantı daveti maliklere imza ile ya da posta ile gönderilecek Toplantı Davet Mektubu ile yapılmalıdır. Bina dışında ikamet eden ve kiracısı olan maliklere Toplantı Davet Mektubu taahhütlü olarak PTT kanalı ile gönderilmelidir. Ayrıca Apartman Duyuru Panosuna da asılması gereklidir.

Davet Mektubu içeriğinde;
- Toplantı Sebebi
- 1.Birinci ve 2.Toplantın toplantı tarihi
- Toplantı yeri ve zamanı
- Toplantı Gündemi yer almalıdır.

Uygulamada toplantı mektubu içerisinde vekâlet koşulların da yazılması ve örnek bir vekâletname örneğinin de gönderilmesi sonraki işlemlerde kolaylık sağlayacaktır. Bu durumda vekiller doğru vekâletname ve doğru vekâlet sayısı ile katılım sağlamış olacaklardır.

Toplantıda vekâlet koşulları nelerdir?
- Vekâlet dilekçesi noter onaylı olması gerekmemektedir. İmzanız yeterlidir.
- Vekâlet dilekçesi; adına Tapu kaydı olan kat malikinin kendisi tarafından imzalanmalıdır.
- Tapu sahibinin eşi toplantıya eşinden alacağı vekâlet dilekçesi ile katılabilir.
- Şehir dışında ikamet eden malikler, imzalanan dilekçelerini WhatsApp yolu ile resmini de gönderebilir.
- Her kat maliki vekâletini istediği kişiye verebilir. Akrabalık veya yakınlığı önemli değildir.
- Paylı mülklerde, bir paydaş tüm paydaşların vekâleti ile temsil yetkisini kullanabilir.
- Vefat eden kat malikini, varislerden biri tüm varislerin vekâleti ile temsil eder.
- Birden fazla mülk sahibi, bir kişiye en fazla binadaki mülk sayısının %5’i kadar vekâlet verebilir.
- 40 ve daha az sayıda bağımsız bölümlü binalarda, bir kişi 2 kişinin vekâletini alabilir.

Toplantıda oya katılma şartları nelerdir?
634 KMK md.31’e göre;
- Her malik arsa payı oranına bakılmaksızın bir tek oy hakkına sahiptir.
- Birden fazla mülk sahibi her bağımsız bölüm için bir oy hakkına sahiptir.
- Birden fazla mülkü olan malik oy sayısı, binadaki toplam mülk sayısının 1/3 ünü geçemez.
- Oy hesabında kesirler göz önüne alınmaz.
- Kat maliklerinden biri ehliyetsiz ise onu kanuni mümessili temsil eder.
- Kendini ilgilendiren kararlarda kat maliki görüşmelerde hazır bulunabilir, fakat oya katılamaz.
- Bir kişi, oy sayısının yüzde beşinden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez.
- 40 ve daha az sayıdaki kat mülkiyetine tâbi taşınmazlarda bir kişi, en fazla iki kişiye vekâlet edebilir.
- Denetçi kat malikleri arasından seçilir.

Hangi kararlarda ne kadar oy sayısı sağlanması gerekir?
- Merkezi Isı Sisteminden Ferdi Isınma Sistemine geçilmesi : bağımsız bölüm sayı ve arsa payı çoğunluğu ile (634 KMK md.42)
- Yönetici ve denetçi seçimi : bağımsız bölüm sayı ve arsa payı çoğunluğu ile (634 KMK md.34)
- Ortak alanlarda yapılacak yenilik ve ilaveler : bağımsız bölüm sayı ve arsa payı çoğunluğu ile (634 KMK md.42)
- Kapıcı dairesi kira verilmesi : tüm bağımsız bölümlerin oy birliği ile. 634 KMK md.2,3)
- Yönetim Planının değiştirilmesi : 4/5 oy çokluğu ile (634 KMK md.28)
> - Arsa Paylarının yeniden hesaplanması: Herhangi bir malikin başvurusu ile. (634 KMK md.2,3)
- Mahkeme tarafından yapılmasına karar verilen bakım ve onarımlar: karar alınmadan yapılır. (634 KMK md.19)
- Çatı aktarma, mantolama yapılması : bağımsız bölüm sayı ve arsa payı çoğunluğu ile (634 KMK md.42)

Toplantı nasıl icra edilmelidir?
Kat malikleri toplantılarında en sık karşılaşılan sorun şunlardır;
- Malikler arasında tartışmalar yaşanması
- Önceki yönetimden kaynaklanan sorunların dile getirilmesi
- Tahsil edilemeyen aidatlara işlem yapılmaması
- Ortak alanların işgal edilmesi
- Kapıcı sorunlarının aşılaması
- Yapılan bakımlarda usulsüz uygulamaların bulunması
- İskân alınmasında para toplanması ve iskân alınamaması
- Malikler arasında tartışma yaşanması
- Maliklerin işyerlerindeki uygulamaları binada uygulamaya çalışması
- Maliklerin yeterli bilgi ve tecrübeye sahip olmaksızın Yönetici olma istekleri
- Birden fazla daire sahibi olan maliklerin apartman sahibi gibi hareket etmesi

Tüm sorunların temel kaynağı “HERŞEYİN MALİKLER TARAFINDAN DOĞRU BİLİNDİĞİ” önyargısının mevcut olmasıdır. Tartışmaların yaşanmaması için toplantı öncesi gündemin doğru belirlenmesi ve apartman sorunlarına yönelik çözüm önerilerinin da mümkün ise bir projeksiyon sunumu ile desteklenmesi gerekir. Konuya hâkim bir kişinin söz sahibi olması ve mümkün mertebe sunulan bilgilerin dinlenilmesi ve karar verilecek konuların oylamaya sunulması tüm sorunları çözecektir.

Kararları nasıl kayıt altına almalıyız? Toplantı kararlarını ayrıntılı bir şekilde yazılmalıdır. İşletme Projesinde belirlenen ödemeler, yönetici yetkileri ve bina kuralları alınan kararlarda yer almalıdır. Maliyetli bakımlarda; yapılacak iş yarıntıları, hangi firma tarafından ne kadar bedel ile yapılacağı, maliklerin ne kadar ve ne zaman ödeme yapacakları ayrıntıları ile açıklanmalıdır. Mümkün mertebe bu konuda uzman kişiler ve firmalardan yardım alınması göz ardı edilmemelidir.

Kararları nasıl tebliğ etmeliyiz?
Alınan kararlar;
- Karar defteri maliklere imzalatılarak,
- Bina dışında ikamet eden maliklere taahhütlü mektupla,
- Kiracılara elden tebliğ listesi veya taahhütlü mektupla tebliğ edilmelidir.
Ayrıca Apartman Duyuru Panosuna da asılmalıdır.